零與無限大

好習慣談得再多，要養成才有用，怎麼樣才能養成好習慣呢？有兩個訣竅，一個是時間，一個是工具。美國科學家研究，一個行為重複多次，會形成習慣，而一個習慣的養成，則至少應重複21天，例如小雞的孵化就需要21天。下面的21個工具，是扎扎實寶，經年累月，經過管理科學討論而被認可的管理工具，善用這21項管理工具，連續執行21天，人人都可以培養改變自己命運、創造全新未來的成功好習慣。

工具1：80/20法則 養成掌握關鍵點的好習慣

職場上資源非常有限，就像買東西一樣，口袋就那麼深，沒辦法每一樣都買，所以要學會把80%的資源，投注在影響效益最大的20%的人事物上。

例如你是人資主管，就要把80%的資源，投注在20%的人才上：如果你是業務，自然要把80%的時間與精力，花在最關鍵的20%客戶身上。

工具2：執行力法則 養成知行合一的好習慣

空喊口號，不如捲起袖子。對經理人，特別是管理者而言，凡事講求執行力是最重要的習慣，因為無論策略多好，都要經過執行，才能知道各單位有沒有問題，策略有沒有偏差，以及如何去做調整。

培養執行力的習慣，每件事都注意三個重點：

a.有策略性思考的習慣，不需要長篇大論談想法，只要用簡單的一句話，清楚表達目標。

b.每件事都慎選執行者，看他的工作能力、熱情還有學習力，人找對了，執行力就成功了一半。

C.要執行的工作細節能一一展開，環環相扣，執行力才會徹底。

工具3：SWEET原則 養成不遲到的好習慣

針對不遲到最有效的習慣之一，也就是「暫停其他活動的時間」(Stop Working on Everything Else Time，SWEET)，也就是設定到達的時間，然後往前推移出「關鍵時間」。例如你八點半要上班，車程距離要一個小時，洗臉刷牙穿衣要30分鐘，吃早餐要15分鐘，往前推移，再多加個五分鐘彈性時間，那麼六點四十分就是「關鍵時間」。

如果你在「關鍵時間」沒有從床上跳起來，即使多待一分鐘，就會遲到，這就是SWEET原則。

工具4：魚骨圖分析 養成邏輯思考的好習慣

工作者在思考事情的時候，往往因為天馬行空或者資訊太龐雜，導致計畫不知該怎麼做起，這時候可以簡單地運用魚骨圖分析，它是一種發現問題「根本原因」的方法，原本用於質量管理。

魚「骨」不宜太多根，最好掌握333的原則，先找出三個大方向，每個方向再往下分三個方案或是三個做法的關鍵，依此類推(如果可能的話，盡量往下推三個層次)，就能整理出有脈絡的架構。

工具5：PDCA流程管理 養成每件事都做流程管理的好習慣

常常抱怨事情做不完，覺得績效不彰，工作程序太複雜，PDCA是一項幫助簡化、改善問題的工作流程，在做每一件事的時候，都先擬定計畫(Plan)、實際執行(Do)、做完之後要檢核(Check)、最後要有修正的行動(Action)，無論是小行銷案、大專案，養成這四個步驟的習慣，可以讓事情做的更精準，讓績效有效提昇。

工具6：矩陣圖priority管理 養成按輕重緩急做事的好習慣

職場上每天有做不完的大小事，如果只是呆呆地一件一件做，常發生做的要死要活還被老板唸的慘事，最好的方法，就是分清楚事情的輕重緩急。應該要先做最重要又非常緊急的事情，值得注意的是，小心「重要但不緊急」的事，一下變成「重要又緊急」的事！

工具7：SMART聰明的目標 養成凡事訂立目標的好習慣

心裡想要完成某個工作，卻遲遲無法達成，這是因為沒有建立明確的目標與計畫，在沒有時間壓力的狀況下，常常只是放在腦海中想一想。

如果想要落實執行力，可以運用「SMART聰明的目標」，也就是凡事訂立目標，而這個目標是

1.特定的目標(Specific)；

2.可測量的(Measureable)；

3.可達成的(Achieveable)；

4.結果導向(Result-oriented)；

5.在時限內要完成(Time-Bound)。

工具8：90/10定律 培養高EQ的好習慣

生命中所有事情的結果，有10%是際遇所組成的，但是有90%是你的反應所決定。例如你早晨起床被女兒潑了一身咖啡，你可能把女兒臭罵一頓，接著跟太太吵架，然後怒氣沖沖地上班，然後影響整天與同事的相處。但你也可以選擇安慰女兒說：「沒關係」，照樣心平氣和地展開順利的一天。

被潑一身咖啡就是那10%你無法掌握的際遇，但是後面90%的反應卻取決於自己。衝動前先想想90/10定律，影響一天工作順不順心的關鍵，不在咖啡、不在女兒，而在於你自己。

工具9：行事曆 養成記錄的好習慣

有人說時間像金錢，因此培養使用行事曆的習慣，就像為時間記帳一樣。也許你認為自己不是大人物，不需要有行程的觀念，但時間往往就因為這樣無端流逝。使用行事曆不需要真正多了不起的事情，只要預估處理時間會花上30分鐘，就可以成為一個「行程」。

現在市面上有許多免費行事曆軟體可以使用，例如Google行事曆，就是以30分鐘為單位，而且能夠查詢過去的紀錄，一方面讓人有限時完成的壓力，另外一方面也可以查詢過去的時間究竟花在哪些事情上，對時間管理非常有幫助。

工具10：善用激勵 養成激勵部屬的好習慣

獎勵與控管是一體兩面的，稱職的主管不但要做好管理，也要培養適時激勵部屬的習慣，好的獎勵可以激起部屬士氣，主管除了想懲罰員工沒有做該做的事，更要想辦法激勵員工做更多更有用的事。

激勵有兩種工具，一種是物質的(獎金、紅利)，另一種是更聰明的精神式激勵技巧，例如舉辦內部競賽，用比賽激起員工的榮譽心，也有鼓勵員工突破瓶頸的效果。

工具11：Google閱讀器 養成閱讀的好習慣

在現代職場中，知識的汲取能力已經成為一門基本功夫，工作者不但要懂專業，還要時時刻刻吸收其他領域的相關知識，因為你得走入人群，建立人脈關係，大家談論的知識，多少要有參與感。

培養閱讀習慣要看幾本書、幾份報紙呢？其實可以善用科技工具。例如Google的閱讀器，可以依照新聞、圖書、部落格、廣播等建立個人閱讀資料庫，而且隨時線上動態更新，你隨時可以掌握到最需要的第一手知識，養成閱讀的好習慣。

工具12：360度回饋 培養重視人際關係的好習慣

360度回饋是行之有年的績效評量工具，講求工作者的績效評量應該來自於四個方面的回饋：上司、部屬、同事、合作夥伴，如此才能360度面面俱到測量出工作者的實際績效。

但我們也可以運用360度回饋來做為檢視人際關係的指標，工作者不能等到要打考績的時候，才與人為善。

工具13：5W1H1E 培養企劃力的好習慣

其實企劃力和邏輯思考能力一樣，都是將原本混亂無章的事物加以系統化、合理化，如果工作者能養成每件事都有企劃力的習慣，不僅幫助解決問題，也能加快思考的速度，讓腦袋更靈光。

每件事都朝著企劃的概念思考是訣竅的，那就是一遇到事情馬上就思考5W1H1E的問題，即

Why目的和目標、

What內容、

Who目標對象和市場、

Where執行地點、

When時間表、

How much支出和收入、

Effect效果。

工具14：FACTS五大面向 培養打造團隊的習慣

打造團隊是企業戰力的關鍵，如果每一位工作者都能有組織團隊的能力，無形中將大大增強企業的總體效能。想要成為打造團隊的高手，你必須時時刻刻想著下面FACTS五大面向的習慣。

F：做事要有彈性(Flexibilty)的習慣，不要太在意繁文耨節；A：要有欣賞(Appreciation)他人的習慣，不要忌妒；

C：要有清楚(Clarity)溝通的習慣，讓每個組織成員都一清二楚；

T：要有團隊承諾(Team Commitment)的習慣，凝聚大家的共識；

S：要有一視同仁的習慣，也就是建立標準(Standard)，當人家有表現時，不管是親是疏，都要予以鼓勵。

工具15：SWOT分析 培養凡事分析的好習慣

這個習慣對管理者特別重要，因為管理者每天都要考量如何針對市場、人力資源與任何專案進行決策，但決策該考量哪些基本要件呢？SWOT就是一個非常好用的分析工具。

管理者做決策時，必須時時刻刻觀察對象的「優勢」(Strength)、「劣勢」 (Weakness)、「機會」(opportunities)和「威脅」(Threat) ，以進行全盤性的考量，可以輕易分析出優缺點，降低失敗的風險。

工具16：TQM 培養重視品質的好習慣

經營者希望在市場上能賺錢，工作者希望在職場上能升官？最重要的，是要時時刻刻注意自己的產品品質，品質是跑不掉的，付出多少努力，就獲得多少成果，愈努力，別人對你的評價就愈高，報酬也就隨之愈大。

怎麼養成注重品質的好習慣呢？TQM(Total Quality Management)是很好的管理工具。TQM就是「全面品質管理」，做任何產品、專案、任務，隨時想著四個基本原則：1.達成顧客需求；2.持續改善；3.賦予品質責任；4.系統策略流程。

工作者可以用TQM來經營企業、經營自己，也可以用它來形塑企業文化，或自己的風格。

工具17：EVA 培養重視實際效益的習慣

績效跟獲利一樣，如果只看報表，將很容易迷失在數字遊戲裡，例如有的人用一塊錢賺一塊錢，有的人卻只用五毛，例如兩個人同樣做好一件工作，一個花了一天，一個卻只花了半天，結果一樣，但實際上花費的資源卻不相同。

怎麼樣才不會瞎忙，怎麼樣才不會浪費資源，經理人要養成一個習慣，凡事都用「經濟附加價值」(Economic Value Added，EVA)的概念來衡量「價值」，也就是要把所花費資源的機會成本一併考量，要看賣了多少產品，當然也要看花了多少力氣來賣產品。

工具18：便利貼 培養記下待辦事項的好習慣

便利貼雖不起眼，但對忙碌的工作者而言，絕對是最直接有效的管理工具。因為一般人有一個壞習慣，總是把待辦事項記在腦子裡，時間一久或著新的事情插進來，也就容易遺忘，更不用說如果有電話、地址等資訊，隨手用紙抄抄寫寫也容易弄丟遺失。

養成使用便利貼的好習慣，如果是以辦公桌為主的工作者，就試著在桌上挪出空間貼便利貼，只要一坐下就會看見，就不容易遺忘，接著就是最好還能稍微分一下，例如右邊是很重要的事，左邊是較不重要的事，不用分得太複雜，因為便利貼只是提醒的功能，太複雜的事，就要另外仰賴3C工具或是筆記本。

工具19：3S原則 培養人才管理的好習慣

人才的選、育、用、留是非常大的學問，但是管理者可以透過建立3S原則的習慣，來思考人才管理的問題，也就是從「專業化」(Specialization)、「簡單化」(Simplification)和「標準化」(Standardization)來想人才管理。

例如一想到專業化，就立刻想到要進行專業化分工，首先必須進行工作分析。一想到簡單化，就想到作業流程的簡單化，是提升員工工作效率的良方。而一想到 標準化就想到維持經營品質的關鍵，那麼賣場人員、作業員、業務應該在哪些地方加以標準化呢？透過3S原則，許多人才管理的問題就會變得明確清晰。

工具20：5S視覺控管 培養發現問題的好習慣

5S是豐田汽車為了改善創價值的流程，所使用的一項工具，他幫助生產線上的問題容易浮現，對照一般坐辦公桌的工作者，其實也非常好用，因為5S包含了：整理(Sort)：把很少用到的東西從工作區域中移開；條理(Straighten)：替每個工具規劃好固定的放置地點；整潔(Shine)：保持清潔；標準化(Standardize)：訂定規範以完成前三項；維持(Sustain)：管理者定期查核。

想想看，是不是迫不及待建立這些習慣了呢？

工具21：佈七局 培養高瞻遠矚的好習慣

日本經營之神松下電器創辦人松下幸之助曾經問他的部屬，你看得到300年後的松下電器嗎？

他為什麼這麼問？他是要告訴高階主管，管理者必須有高瞻遠矚的習慣。要能夠佈局，企業才能走的久遠，初階的管理者要想著事情的下三步要怎麼走，才能提前準備，愈高階的管理者，要提前準備的事更多，必須像圍棋高手一樣，要「佈七局」。試著做每一件事，都往下佈七局，有了這個習慣，看事情的見解自然與一般人大不相同。